21.5.2018
1 Rekisterinpitäjä
Helsinki Business Hub Ltd Oy (y-tunnus 2033887-7)
Mechelininkatu 1a
00180 Helsinki
2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Helsinki Business Hub Ltd Oy
Mechelininkatu 1a
00180 Helsinki
3 Rekisterin nimi
Rekrytointirekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on HBH:n henkilöstön rekrytointi. Tietojen käsittely perustuu HBH:n oikeutettuun etuun, kuten työnhakijan hakemukseen ja rekrytointiprosessiin sekä henkilö- ja soveltuvuustestauksen osalta työnhakijan suostumukseen.
5 Henkilötietojen säilytysajat
Työnhakijoiden henkilötietoja avoimien hakemusten osalta säilytetään yksi kuukausi hakemuksen jättämisestä lukien ja tiettyä tehtävää varten tehtyjen hakemuksiin liittyviä henkilötietoja kaksi vuotta rekrytoinnin päättymisestä.
6 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä
Rekisteri sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:
- nimi, syntymäaika, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
- työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot, osaaminen, luottamustoimet
- haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot
- mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.
Rekrytoinnissa ja henkilöarvioinnissa HBH käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa. Lisäksi HBH käyttää työnhakijoiden henkilötietojen hallinnointiin ulkopuolista palveluntarjoajaa (Podio). Palveluntarjoajat käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. toimeksiannon toteuttamiseksi.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. HBH:n toimitiloissa on kulunvalvonta. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lain mukainen oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilö- ja soveltuvuustestauksen osalta.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
